Configurer la paie

Alors que vous pouvez traiter manuellement la paie dans Sage 50 Comptabilité, vous pouvez profiter de plusieurs avantages en vous abonnant à un plan de services qui inclut la paie, notamment le calcul automatique des revenus, retenues et impôts de l'employé :

• Vous recevez les dernières mises à jour de l'impôt fédéral et provincial dès leur diffusion
• Vous n'avez plus besoin de préparer manuellement les chèques de paie et les formulaires T4 et RL-1 à la fin de l'année.
• Vous pouvez traiter la paie à l'interne et éviter des frais onéreux de sous-traitance.
• Vous réduisez le risque d'écoper de pénalités à la fin de l'année en calculant de façon précise les revenus et retenues de vos employés.

Avant de configurer votre paie, assurez-vous d'avoir les informations suivants à portée de main :

Avant de configurer les options de paie à l'échelle de votre entreprise, vous devriez réviser la liste de comptes dans votre plan comptable.

Vous voulez vous assurer que tous les comptes dont vous avez besoin pour la paie ont été ajoutés à votre plan comptable. Il est possible, par exemple, que vous voudriez ajouter un nouveau compte à votre entreprise pour faire le suivi des cotisations ou charges salariales additionnelles que l'employeur a payées.

Si vous n'êtes pas certain si vous devez ajouter des comptes, vérifiez auprès de votre comptable.

Lorsque vous êtes satisfait de votre plan comptable, affichez-le, puis imprimez une copie du plan comptable. Ce rapport vous aidera à configurer d'autres aspects de votre entreprise.

Lorsque vous avez tous les comptes dont vous avez besoin, vous êtes maintenant prêt à ajouter les paramètres de paie à l'échelle de votre entreprise. Ces paramètres ont un impact sur tous les employés. Il est donc préférable de les terminer avant de passer aux options de paie de chaque employé.

Dans la fenêtre d'accueil, ouvrez le menu Configuration, sélectionnez Paramètres, puis Paie.

1. Révisez les salaires prédéfinis, apportez les changements nécessaires aux impôts applicables et définissez les retenues, ainsi que les revenus additionnels que vous avez besoin.
2. Entrez les taux par défaut pour le calcul des impôts.
3. Définissez les droits dont vous voulez faire le suivi.
4. Définissez les destinataires pour les charges sociales auxquels vous devez effectuer les versements des retenues à la source.
5. Ajoutez les catégories d'emploi que vous utilisez.
6. Renommez (ou supprimez) les options suivantes :
7. Impôt et cotisations au provincial
8. CNESST
9. Cases Droits
10. Charges définies par l'utilisateur dans les fiches des employés
11. Cases Information additionnelle dans les fiches des employés
12. Sélectionnez les comptes associés à utiliser pour les transactions ayant des charges associées à la paie :

• Salaires (y compris les avances, les vacances à payer)
• Retenues salariales
• Cotisations sociales
• Charges définies par l'utilisateur
• Groupes de charges salariales.  Définissez des groupes de charges salariales pour raffiner la manière dont vous faites le suivi des charges salariales pour vos employés. (Sage 50 Comptabilité Supérieur)

Lorsque vous avez configuré les options de paie ayant un impact sur tous vos employés, vous pouvez créer des fiches d'employés individuelles et ajouter les données de paie dans la fenêtre de l'enregistrement de l'employé.

1. Si vous vous abonnez à un plan de services qui inclut la paie, sélectionnez la table d'impôt pour calculer les impôts des employés.
2. Ajoutez les données d'impôt de l'employé.
3. Définissez les revenus des employés.
4. Définissez les retenues des employés.
5. Si vous payez différent taux de CNESST pour vos employés, entrez le taux de la CNESST dans la fiche de l'employé.
6. S'il y a des charges additionnelles que vous encourez comme employeur (par exemple, cotisation de contrepartie à un régime de retraite), ajoutez-les à la fiche de l'employé.
7. Si vous utilisez des droits, configurez les calculs dans la fiche de l'employé.
8. Si vous utilisez le dépôt direct, entrez les informations du compte bancaire de l'employé.

Montants historiques

Si vous avez récemment créé votre entreprise dans Sage 50 Comptabilité et travaillez en mode historique, vous devez saisir le total des montants cumulés que vous avez déjà enregistré pour vos employés à ce jour. Les montants historiques sont semblables aux soldes d'ouverture que vous entrez pour les comptes bancaires.

Vous devrez peut-être entrer les montants précédents dans les onglets suivants :

• Taxes
• Revenu
• Retenues
• CNESST & autres charges
• Droits
• Rapport T4 & RL-1

Exemple

Un employé a travaillé pour vous pendant 6 mois avant la création de votre fichier d'entreprise dans Sage 50 Comptabilité. Durant ce temps, l'employé a eu droit à deux jours. Pour enregistrer cette information, ouvrez la fiche de l'employé et entrez 2.00 dans la colonne Jours historiques à l'onglet Droits. Sage 50 Comptabilité inclut ces deux jours dans les prochains calculs des droits pour cet employé.

Lorsque vous entrez des montants historiques dans les fiches des employés, les montants sont également ajoutés aux colonnes correspondantes Cumul à ce jour.

Montants cumulés jusqu'à ce jour

Les montants cumulés jusqu'à ce jour fait le suivi du montant total cotisé ou gagné pour les salaires, retenues et charges durant une année civile.

Le dépôt direct vous permet de déposer directement les chèques de paie dans les comptes bancaires de vos employés. Vous pouvez offrir le dépôt direct à vos employés par le biais de Sage Direct Payments ou Sage 50 Comptabilité EFT Direct.

Lorsque vous avez terminé la configuration de votre système de paie, révisez tous vos paramètres pour vous assurer que rien n'a été oublié et toutes les données saisies sont exactes.