Saisir des transactions dans la comptabilité de caisse
Saisissez les transactions de la même manière que vous le feriez dans la comptabilité de caisse que dans la comptabilité d'exercice. Cependant, vous devez tenir compte de quelques différences sur la façon que Sage 50 Comptabilité traite les transactions.
Transactions
La méthode de comptabilité de caisse a un impact dans les fenêtres de transactions suivantes :
- Achats, commande et devis.
- Ventes, bulletins et devis.
Vous enregistrez la majorité des transactions de la même manière que vous le feriez dans la comptabilité d'exercice, mais le programme les traite différemment.
Si vous enregistrez une écriture et ensuite vous réalisez que vous avez fait une erreur, vous devez annuler l'erreur en passant une écriture manuelle et entrez correctement la transaction (vous ne pouvez pas effectuer des corrections automatiques dans la comptabilité de caisse).
Saisie des achats
Pour enregistrer un achat en utilisant la comptabilité de caisse, utilisez la même procédure que celle dans la comptabilité d'exercice. Lorsque vous avez terminé la saisie d'une facture, cliquez sur Enregistrer au lieu de Traiter.
Vous enregistrez une écriture de la même manière que vous le feriez dans la comptabilité d'exercice. Cependant, le programme la traite différemment.
Lorsque vous enregistrez un achat dans la comptabilité de caisse, le programme :
- Met à jour les achats et le solde à payer cumulés à ce jour pour le fournisseur dans l'enregistrement de fournisseur.
- Met à jour la quantité en magasin et la valeur totale dans l'enregistrement des stocks, si vous avez acheté un article d'inventaire.
- Sauvegarde un enregistrement des montants et comptes concernés, mais il ne met pas à jour les comptes tant que vous n'enregistrez pas un paiement associé à la facture dans la fenêtre Paiements.
Si vous enregistrez un achat et par la suite vous constatez que vous avez fait une erreur, vous enregistrez une écriture manuelle pour l'annuler. Vous ne pouvez pas effectuer des corrections automatiques dans la comptabilité de caisse.
Saisie des ventes
Pour enregistrer une vente en utilisant la comptabilité de caisse, utilisez la même procédure que celle dans la comptabilité d'exercice. Lorsque vous avez terminé la saisie d'une facture, cliquez sur Enregistrer au lieu de Traiter.
Lorsque vous enregistrez une vente dans la comptabilité de caisse, le programme :
- Met à jour les ventes et le solde à payer cumulés à ce jour dans l'enregistrement du client.
- Met à jour la quantité en magasin et la valeur totale dans l'enregistrement des stocks, si vous avez vendu un article d'inventaire.
- Sauvegarde un enregistrement des montants et comptes concernés, mais il ne met pas à jour les comptes tant que vous n'enregistrez pas un paiement associé à la facture dans la fenêtre Encaissements.
Si vous enregistrez une vente et par la suite vous constatez que vous avez fait une erreur, vous annulez l'erreur manuellement, puis entrez la bonne transaction. (Vous ne pouvez pas effectuer des corrections automatiques dans la comptabilité de caisse.)
Dépôts et paiements anticipés
Avant d'enregistrer des dépôts ou paiements anticipés, vous devez définir deux comptes pour stocker les montants, l'un intitulé Comptes fournisseurs (pour les paiements anticipés aux fournisseurs) et l'autre Comptes clients (pour les dépôts provenant des clients). Lorsque vous avez défini ces comptes, la procédure pour entrer les paiements anticipés aux fournisseurs et les dépôts des clients est la même que celle de la comptabilité d'exercice.