Comptabilité de caisse
La méthode de comptabilité de caisse est l'une des deux méthodes de comptabilité les plus courantes pour faire le suivi des produits et des charges d'une entreprise. L'autre méthode est la comptabilité d'exercice.
Avec la comptabilité de caisse, les produits sont enregistrés dans les comptes lorsque l'argent est reçu des clients et les charges lorsque les paiements sont faits, peu importe la date à laquelle les ventes ou les achats sont facturés. Toutefois, le programme met à jour les enregistrements de vos fournisseurs, clients, articles de stock et services dès que vous faites une écriture. Ces enregistrements sont toujours à jour.
Les ventes et les achats au comptant dans Sage 50 Comptabilité ne sont pas liés à la comptabilité de caisse. Si vous payez une facture au moment de l'achat, c'est un achat au comptant. Si le client paie au moment de la vente, il s'agit d'une vente au comptant, peu importe le type de comptabilité utilisée. Les produits et les charges sont enregistrés dans les comptes au moment de l'achat ou de la vente au comptant, en comptabilité de caisse et d'exercice.
Si vous utilisez la comptabilité de caisse, ne la désactivez pas pour faire une écriture en comptabilité d'exercice. Entrez plutôt une transaction avec une date antérieure à la date de comptabilité de caisse.
Pour commencer à utiliser la terminologie
de caisse
1re étape : Décidez
de passer ou non de la comptabilité
d'exercice à la comptabilité de caisse.
La décision d'utiliser la comptabilité de caisse donne matière à réflexion. Vérifiez auprès de votre comptable. Vous pouvez passer de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice ou vice versa n'importe quand, mais vous devez y apporter une attention très particulière.
Certaines choses devraient être portées à votre attention :
- Lorsque vous passez à la comptabilité d'exercice, vous ne pouvez pas ramener vos transactions existantes à des transaction de comptabilité de caisse si vous décidez de retourner à la comptabilité de caisse.
- Passez de la comptabilité de caisse à celle d'exercice peut porter à confusion lorsque vous analysez les écritures pour la période durant laquelle vous avez échangé les méthodes.
- Vous devrez changer certains comptes lorsque vous exécuterez certaines transactions de vente, par exemple, les notes de crédit, remises sur paiements anticipés, radiations de créances irrécouvrables et enregistrerez des chèques sans provision.
- Si vous faites une erreur losque vous entrez une transaction, vous devez l'annuler manuellement (il est impossible de corriger des transactions dans une méthode de comptabilité de caisse).
- Vous devrez imprimer des rapports de transactions impayées régulièrement pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
2e étape : Passez
de la comptabilité d'exercice à la comptabilité de caisse.
Lorsque vous avez décidé de faire le changement :
- (Facultatif) Faites une copie de sauvegarde des données de votre entreprise.
- À la fenêtre d'accueil, dans le menu Configuration, choisissez Paramètres.
- Cliquez sur Entreprise, puis sur Système.
- Sélectionnez l'option Utiliser comptabilité de caisse.
- Saisissez une date de comptabilité de caisse. Il s'agit de la date à partir de laquelle vous voulez commencer à utiliser la comptabilité de caisse, la date limite entre vos écritures en comptabilité d'exercice et celles en comptabilité de caisse.
- Cliquez sur OK.
Si vous devez saisir une transaction en comptabilité d'exercice, assignez-lui une date antérieure à la date de comptabilité de caisse. Le programme traite un achat ou une vente dont la date est antérieure à la date de comptabilité de caisse comme une écriture en comptabilité d'exercice et actualise immédiatement les comptes touchés.
Lorsque vous commencez à utiliser la méthode de comptabilité de caisse, ne changez pas la date de comptabilité de caisse. Vous risquez de mélanger par inadvertence des écritures en comptabilité de caisse et en comptabilité d'exercice pour la même période. De même, assurez-vous de ne pas mélanger des transactions en comptabilité de caisse et en comptabilité d'exercice pour une même période suite au passage d'une méthode à l'autre.
3e étape : Terminez la saisie de l'historique (si ce n'est déjà fait).