Éliminer automatiquement les données
Sage 50 Comptabilité conserve les données de votre entreprise jusqu'à ce que vous les effaciez ou jusqu'à ce que la période maximum de rétention soit atteinte. Éliminer périodiquement les données peut faciliter l'interprétation des rapports et simplifier la consultation de transactions dans la fenêtre Chercher.
- Transactions de fournisseurs et de clients payées. Supprime les renseignements de transactions utilisés dans les rapports Chronologie des clients et Chronologie des fournisseurs.
- Rapprochement des comptes. Supprime les renseignements des comptes utilisés dans les rapports Rapprochement des comptes.
- Bordereaux de dépôt. Supprime les renseignements de transactions utilisés dans le rapport Bordereaux de dépôt. Une fois supprimées, vous ne pouvez pas consulter ou ajuster ces transactions.
- Suivi des stocks. Supprime les renseignements utilisés dans les rapports Transactions des stocks et Produits de stock. Lorsque vous effacez ces renseignements, les renseignements concernant les factures d'achat et de vente de votre entreprise sont eux aussi effacés (voir ci-dessous).
- Factures d'achat et de vente. Une fois supprimées, vous ne pouvez pas consulter ou ajuster ces transactions.
- Autres paiements. Une fois supprimées, vous ne pouvez pas consulter ou ajuster ces transactions.
- Avis de versement. Supprime les renseignements de la colonne Versement du rapport Avis de versements. Une fois supprimées, vous ne pouvez pas consulter ou ajuster ces transactions.
- Relevés de temps. Supprime les renseignements de transactions utilisés dans les rapports Relevés de temps. Une fois supprimées, vous ne pouvez pas consulter ou ajuster ces transactions.
- Dépôt direct. Supprime les renseignements conservés dans la fenêtre Téléverser le fichier de dépôt direct.
- Notes. Supprime toutes les notes conservées dans Gestion des affaires quotidiennes.
- Détails des chèques de paie. Supprime les renseignements utilisés dans les rapports Paie et Journal des chèques. Ces données sont toujours effacées après le délai indiqué. Ces données seront conservées pour une durée maximum de 7 ans.
- Historique financier. Supprime les données de l'historique financier utilisées dans les rapports États financiers et Écritures de journal général. Ces données sont toujours effacées après le délai indiqué. Ces données seront conservées pour une durée maximum de 6 ou 100 ans
- Taxes de vente. Supprime toutes les données utilisées dans le rapport de Taxes.
Vous pouvez effacer les données de votre fichier d'entreprise de deux façons : manuellement ou automatiquement.
Effacer les données manuellement
Vous pouvez effacer les données manuellement, à tout moment, à partir du menu Maintenance. Lorsque vous effacer des données manuellement, vous sélectionnez une date "En date du" ou une plage de dates pour lesquelles vous voulez effacer des renseignements spécifiques des données de votre entreprise.
Éliminer automatiquement les données
Vous pouvez préparer Sage 50 Comptabilité à effacer automatiquement les données en fin d'exercice. Lorsque vous préparez Sage 50 Comptabilité à effacer automatiquement les données, vous programmez des purges régulières des données de l'entreprise datant de plus de xx mois. Vous pouvez même spécifier des durées différentes pour différents types d'informations. 999 mois est l'âge maximum des données que vous pouvez éliminer automatiquement, sous réserve des exceptions suivantes :
- Les détails des chèques de paie peuvent être conservés pour un maximum de 7 années.
- L'historique financier peut être conservé 7 ou 100 ans.
Note: Pour éviter de supprimer des données comptables vitales, il est judicieux de vérifier auprès de votre comptable quels types de données vous pouvez éliminer.