Ventiler des montants de transaction au projets
La capacité de faire le suivi des coûts, tels que les charges salariales, matériaux, frais généraux et licences, est primordiale lorsque vous voulez déterminer la rentabilité globale de la tâche ou fournir l'estimation d'un projet futur.
Quand puis-je ventiler des montants de transaction à un projet?
Lorsque vous enregistrez des transactions, vous pouvez associer la ligne des montants d'articles ou le montant total aux projets spécifiques. Vous pouvez ventiler une seule ligne de montant d'article à un ou plusieurs projets ou bien, ventiler toutes les transactions à un ou plusieurs projets.
Implicitement, tous les comptes de produits d'exploitation et de charges permettent des ventilations aux projets. Vous pouvez aussi ventiler des écritures associées aux comptes d'actif, pour ce faire, vous devez d'abord configurer les comptes d'actif manuellement.
Les transactions pour lesquelles vous pouvez ventiler des montants
- Ventes et Achats
- Chèques de paie (y compris les chèques de paie en série)
- Écritures du journal général.
- Ajustements des stocks
- Relevés de temps
Méthodes de ventilation
Les montants de transaction sont ventilés aux projets par un montant ou pourcentage spécifié. Concernant les transactions de paie, vous pouvez également ventiler par le nombre d'heures travaillées sur un projet pour une période de paie spécifique.
Ventilation des charges salariales
Ventilation des charges pour les travailleurs salariés : Si les projets sont configurés pour ventiler des charges salariales sur une base horaire, vous pouvez ventiler le revenu d'un salarié lorsque vous traitez son chèque de paie.
Ventiler des charges sur un chèque de paie en série : Lorsque vous traitez un chèque de paie en série, vous devez d'abord déterminer si vous souhaitez effectuer la ventilation à tous les chèques de paie ou simplement un ou plusieurs chèques de paie.
- Si vous voulez imputer la ventilation à tous les chèques de paie, vous pouvez entrer la ventilation dans un chèque de paie, puis imputer la ventilation à tous les chèques de paie en sélectionnant Imputer cette ventilation à toute la transaction dans la fenêtre Ventilation de projet.
Si vous traitez des chèques de paie en série dans lesquels les salaires de certains employés sont calculés sur une base horaire et d'autres à salaire, et ensuite vous imputez les ventilations d'un salarié horaire à tous les employés dans les chèques en série, les ventilations des travailleurs salariés seront calculés comme pourcentage en fonction de la ventilation des heures des salariés horaires.
- Si vous voulez ventiler dans un ou plusieurs chèques de paie, dans la fenêtre Chèques de paie en série, double-cliquez dans la colonne Ventilation dans chaque ligne d'enregistrement d'employé et entrez sa ventilation individuelle dans la fenêtre Ventilation de projet.
Exemples de ventilations propres au secteur d'activité
Sans but lucratif
Définissez des projets pour chaque donateur afin de faire le suivi de la réception des promesses de don et des dons. Ainsi, vous pouvez facilement produire un rapport pour consulter les reçus de taxe émis à chaque donateur.
Agriculture
Assignez un projet à chaque type de cheptel ou culture. Vous pouvez ventiler des produits et charges pour vous aider à évaluer la rentabilité de la gestion de différents types de bétail ou culture.
Fabrication
Créez un projet pour chaque tâche (fabrication d'outils personnalisés ou de moules) ou chaque gamme de produits (par exemple, production de plastique à la chaîne).
Immobilier/Gestion des propriétés immobilières
Si vous définissez un projet pour chaque immeuble que vous vendez ou gérez, vous pouvez faire le suivi des produits et charges encourus pour chaque site. Vous pouvez également définir des articles de service pour chaque dépense associée directement à la vente ou gestion d'une maison (par exemple, les différentes variétés de publicité sur l'internet, la télé, la radio, le journal ou les services requis pour entretenir une propriété : gestion, entretien de la buandrie, concession de licence).
Services professionnels
Plusieurs professionnels (tels que les architectes, avocats, ingénieurs) ont d'importants projets, parfois pluriannuels pour lesquels ils souhaiteraient faire le suivi des coûts. Ils veulent savoir si une tâche particulière est rentable et si les coûts en valent la peine. Puisqu'une bonne partie de leurs coûts sont attribués à la main d'oeuvre, il est donc important qu'ils définissent et utilisent la paie pour ventiler les heures aux projets particuliers. Les avocats et les autres qui facturent des frais aux clients, ont également besoin de ventiler les dépenses comme les frais de messagerie, photocopie, recherches et autres dépenses. Pourvu que tous les articles soient ventilés, aucun article ne sera oublié pour refacturer les frais.
Service professionnel
Plusieurs entreprises de service (telles que les agences de publicité, consultants, graphistes, décorateurs, photographes) ont des projets/tâches modestes pour lesquels il peut y avoir des coûts importants. Vous pouvez faire le suivi de ces coûts par rapport au produit d'exploitation généré par ces projets/tâches. Certains de ces coûts d'exploitation sont principalement associés à la main d'oeuvre (contrairement aux matériaux), les employés font le suivi de leur temps alloué par projet et ils ventilent les coûts de main d'oeuvre entre divers projets.